O sucesso de uma empresa depende, em grande parte, de sua equipe.
Em pequenas empresas, cada membro desempenha um papel crucial, tornando o processo de integração de novos funcionários, conhecido como onboarding, importantíssimo.
O “onboarding” é o processo de integração de novos colaboradores em uma organização, comporto por um conjunto de ações e atividades planejadas que têm como objetivo ajudar os novos funcionários a se adaptarem ao seu novo ambiente de trabalho, equipe, cultura organizacional e tarefas específicas do cargo que estão ocupando.
Neste artigo, vamos explorar em detalhes os seis passos para realizar um onboarding eficiente em pequenas empresas, destacando a importância da integração com a equipe para uma experiência positiva dos novos colaboradores.
Passo 1: Planejamento Antecipado
Antes mesmo de o novo funcionário entrar pela porta, é fundamental que a empresa tenha um plano sólido de onboarding.
Isso inclui a preparação de todos os documentos, formulários, materiais e ferramentas necessários para a entrada do(a) novo(a) colaborador(a). O processo deve começar antes mesmo do primeiro dia de trabalho, garantindo que tudo esteja pronto quando o funcionário se apresentar.
Além disso, é importante nomear um mentor ou colega de equipe para auxiliar no processo de integração e responder a perguntas iniciais.
Passo 2: Integração com a Equipe
A integração com a equipe é um dos momentos chave do processo de onboarding. Para que os novos funcionários se sintam plenamente inseridos na empresa, é imprescindível que eles conheçam seus colegas de trabalho e compreendam a dinâmica da equipe na qual estarão integrados.
Aqui estão algumas estratégias para facilitar esse processo:
- Atividades Sociais de Boas-Vindas: Organize atividades sociais, como almoços, happy hours ou café da manhã de boas-vindas, com o objetivo de proporcionar um ambiente descontraído e facilitar a integração da nova pessoa com seus colegas. Para adaptar essa abordagem ao contexto de trabalho remoto, considere a realização de atividades sociais virtuais, como videoconferências de boas-vindas, jogos online ou sessões de “café virtual”.
- Apresentação da Equipe: Realize uma reunião de equipe dedicada à apresentação do novo membro. Nesse momento, encoraje cada membro da equipe a compartilhar não apenas suas funções, mas também um pouco sobre si mesmos. Isso ajudará o novo funcionário a entender como cada colega se encaixa no quadro geral da empresa e a criar laços mais rapidamente.
- Mentor Designado: Atribua um mentor ou colega de equipe experiente para orientar a nova contratação. Essa prática é valiosa tanto para a integração quanto para a obtenção de informações e suporte nos primeiros dias. O mentor designado pode ser uma fonte confiável de orientação e pode ajudar a pessoa contratada a se sentir mais à vontade e capacitada desde o início.
Passo 3: Momento em Particular com o Gestor
Antes de se envolver profundamente nas atividades cotidianas, é de suma importância dedicar um tempo para um encontro individual entre a pessoa contratada e o(a) gestor(a) direto. Durante essa reunião, o enfoque deve ser no alinhamento de expectativas e objetivos.
A seguir, destacamos os principais pontos a serem abordados nesse encontro:
- Responsabilidades Específicas do Cargo: Discuta as responsabilidades específicas associadas ao cargo do(a) novo(a) colaborador(a). Explique o que se espera da pessoa em termos de entregas e resultados.
- Métricas de Desempenho: Estabeleça métricas de desempenho claras, para que saiba como seu desempenho será avaliado. Isso pode incluir metas dentro de sua área de atuação, prazos para projetos específicos ou outras métricas relacionadas pertinentes ao seu papel.
- Cultura e Valores da Empresa: Compartilhe e reforçe os valores e a cultura da empresa. Explique como esses elementos se refletem no dia a dia do trabalho e como o(a) novo(a) colaborador(a) pode contribuir para mantê-los vivos.
- Oportunidades de Crescimento: Aborde as oportunidades de desenvolvimento de carreira disponíveis dentro da empresa. Discuta possibilidades de treinamentos, programas de aprimoramento profissional e conquistas que podem ser alcançadas ao longo de sua trajetória na organização. Transmita a mensagem de que a empresa valoriza o crescimento e o avanço de seus colaboradores.
Passo 4: Treinamento e Desenvolvimento
Nos três meses iniciais, é fundamental proporcionar à pessoa contratada o treinamento necessário para suas funções. Isso inclui:
- Treinamento Técnico: Forneça treinamento específico para as habilidades e ferramentas necessárias para o cargo. Isso pode incluir treinamento em software, processos internos e procedimentos técnicos.
- Materiais de Referência: Disponibilize manuais, guias e outros materiais de referência que o novo colaborador possa utilizar para aprender e se orientar em suas tarefas.
- Projeto Prático: Permita que a pessoa contratada participe de projetos práticos desde o início. Isso não apenas a envolverá diretamente nas operações da empresa, mas também a ajudará a aplicar o que aprendeu no treinamento.
- Desenvolvimento Continuo: Além do treinamento inicial, ofereça oportunidades de desenvolvimento contínuo. Isso pode incluir workshops, cursos online ou programas de mentoria.
Passo 5: Feedback Regular
Durante os primeiros meses, é importante manter um canal aberto de comunicação e feedback. Agende reuniões regulares de acompanhamento para discutir o desempenho do novo funcionário e responder a perguntas.
Aqui estão algumas dicas para tornar essas reuniões eficazes:
- Feedback Construtivo: Forneça feedback construtivo e específico. Reconheça as realizações da pessoa contratada e identifique áreas onde ele pode melhorar.
- Perguntas e Preocupações: Encoraje o(a) novo(a) colaborador(a) a compartilhar suas perguntas e preocupações, isso pode ajudar a resolver problemas antes que se tornem grandes obstáculos em sua trajetória.
- Ajustes Necessários: A empresa deve estar aberta a fazer ajustes no plano de integração, se necessário. Cada colaborador é único, e suas necessidades podem variar.
Dica Bônus: Melhorias no Processo de Onboarding
Após os três meses iniciais, realizar uma avaliação abrangente do processo de onboarding é importante para implementar mudanças e melhorias. O que deve ser levado em consideração:
- Feedback dos Colaboradores: Peça aos novos funcionários que compartilhem suas experiências e sugestões para melhorias. Isso pode ser feito por meio de pesquisas de satisfação ou entrevistas individuais.
- Análise de Resultados: Analise os resultados atingidos pela pessoa contratada nos últimos meses. Avalie também seu desempenho em relação às metas estabelecidas e identifique áreas onde se destaca e aquelas em que pode melhorar.
- Ajustes no Programa: Com base no feedback e na análise dos resultados, faça os ajustes necessários no programa de integração. Isso pode envolver aprimoramentos no treinamento, na comunicação ou em outros aspectos do processo.
Conclusão
O onboarding eficiente em pequenas empresas é um processo fundamental para o crescimento das equipes e engajamento de novos profissionais.
Os seis passos detalhados neste artigo, com destaque para a integração com a equipe e o momento de alinhar expectativas com os gestores, fornecem uma estrutura sólida para garantir que os novos funcionários se sintam bem-vindos, preparados e engajados desde o início.
Um processo de onboarding bem-sucedido não apenas contribui para a satisfação e o crescimento dos funcionários, mas também para o crescimento e a prosperidade da empresa como um todo. Com dedicação, planejamento e foco na integração e desenvolvimento, as pequenas empresas podem garantir que cada novo(a) colaborador(a) se torne um ativo valioso para a organização.
